Tag Archives: pengendalian internal

Internal Control: Jembatan Karyawan dan Usaha Sampingan

Soni adalah senior saya di FEUI. Beliau 3 tahun di atas saya. Karena sama-sama bekerja di daerah Kuningan, kami sering berjumpa di stasiun atau dalam kereta.

Mas Soni, demikian saya memanggilnya, sekarang seorang manajer keuangan (atau mungkin di atasnya) di sebuah perusahaan farmasi atau produk gizi (saya lupa tepatnya). Tapi yang membuat saya sangat tertarik pada suatu kesempatan adalah cerita beliau mengelola bisnis perikanan lele di daerah Bojong (Bogor).

Mas Soni memang sedang mengembangkan peternakan lele yang cukup serius, di atas lahan sekian ribu meter persegi dengan karyawan 3 orang.

Pertanyaanya, bagaimana beliau mengelola bisnis dan pada saat yang sama masih aktif sebagai manajer di perusahaan? Kenyataan lainnya, beliau tinggal di Depok dan hanya bisa seminggu sekali mengunjungi peternakan lelenya.

Dengan keadaan demikian, risiko yang paling mungkin dihadapi Mas Soni dengan usaha sampingannya adalah:

  • Kinerja karyawan operasional yang tidak efektif, sehingga mereka gagal pula menjalankan peternakan lele ini untuk pemiliknya, dan
  • Karyawan yang tidak jujur, alih-alih memberikan dukungan bagi Mas Soni tetapi justru memanfaatkan sumber daya peternakan untuk keuntungan pribadinya.

Saya rasa risiko ini sangat lekat dengan usaha-usaha sampingan lainnya, dan mungkin juga telah mencegah banyak orang untuk memulai usaha sampingan yang mereka cita-citakan.

Dari ceritanya, Mas Soni merekrut karyawan berdasarkan referensi dari orang yang dikenalnya dengan baik. Menurutnya, diatas semua hal, kepercayaan dan integritas adalah solusi utama dan pertama bagi pengelolaan bisnis, apalagi sampingan seperti bisnisnya.

Tapi beliau juga faham, meletakkan kepercayaan tanpa pengendalian adalah tindakan yang gegabah. Karenanya, Mas Soni menerapkan aktivitas-aktivitas pengendalian yang penting dalam pengelolaan bisnis ini:

  • Menetapkan standar umum (yang bisa dipelajari dari pakar peternakan, pelatihan-pelatihan, dan buku-buku panduan) tentang beberapa rasio penting, seperti konsumsi pakan, hasil produksi, berat dan ukuran ikan, atau rasio-rasio kinerja lainnya. Standar ini akan menjadi acuan evaluasi atas laporan kinerja yang disampaikan karyawannya.
  • Membuat template pelaporan dan kemudian meminta karyawannya menyampaikan laporan-laporan yang memungkinkan data kinerja dan rasio itu dapat ditelaah.
  • Melakukan observasi fisik secara periodik.
  • Menyusun sistem penggajian berbasis kinerja. Bonus bagi karyawan akan bertambah jika ada kenaikan produksi atau kinerja yang dicapai oleh peternakan.

Walaupun saya tidak membaca laporan keuangannya dengan lengkap, saya yakin peternakannya berjalan dengan baik. Sejauh diskusi pagi itu, Mas Soni menceritakan itu semua dengan antusias.

Memahami dan menerapkan pengendalian internal dalam bisnis, seperti yang dilakukan Mas Soni, akan membantu para pemilik atau pengelola bisnis tetap terarah pada tujuan yang hendak dicapainya, utamanya dalam mengantisipasi risiko-risiko buruk yang mengancam tujuan perusahaan. (end).

gambar dari: http://www.boards.ie/vbulletin/showthread.php?t=2056004632&page=11

Advertisements
Tagged , ,

Internal Control: Menuju Tujuan Perusahaan

Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), lembaga di Amerika Serikat yang banyak mengkaji mengenai tata kelola perusahaan, etika bisnis, manajemen risiko, dll, mendefinisikan pengendalian internal sebagai sebuah proses yang diciptakan oleh Komisaris, Direksi, Manajemen lainnya, atau keseluruhan personel perusahaan untuk memastikan pencapaian tujuan perusahaan (www.coso.org).

Proses pencapaian tujuan perusahaan (dalam berbagai tingkatan) sendiri tidak akan selalu berjalan mulus. Tujuan-tujuan perusahaan atau organisasi, yang sudah ditetapkan seringkali dihadapkan pada  tantangan, gangguan, kesulitan, kecurangan, dan bahkan kesempatan itu sendiri.

Berangkat dari pemahaman ini, perusahaan memerlukan pengendalian internal yang memadai untuk memastikan bahwa semua kondisi itu tetap bisa dikendalikan, dikelola dan bahkan dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan atau kepentingan perusahaan.

Sebagai contoh:

KEPENTINGAN/TUJUAN PERUSAHAAN

TANTANGAN (RISIKO)

PENGENDALIAN INTERNAL

YANG DIPERLUKAN

Sumber Daya Manusia (Pegawai/Karyawan) bekerja dengan efektif dan loyal bagi perusahaan –      Pembajakan tenaga kerja oleh perusahaan lain/perusahaan pesaing.-      Tenaga kerja bekerja secara malas-malasan dan tidak efektif.  –      Melakukan evaluasi rutin atas skema benefit perusahaan agar senantiasa kompetitif dengan kondisi pasar tenaga kerja.-      Melakukan evaluasi kinerja SDM secara periodik untuk mengapresiasi kinerja SDM di perusahaan. 
Hasil Produksi perusahaan meningkat sebesar 10% pada tahun 2011 –      Mesin-mesin mengalami kerusakan pada jam produksi.-      Tenaga kerja produksi tidak efektif dalam menjalankan tanggung jawabnya.  –      Membuat prosedur perawatan mesin secara rutin dengan daftar perawatan yang sudah standar.-      Melakukan evaluasi secara bulanan mengenai jumlah dan kualitas produksi yang telah dihasilkan, beserta kendala-kendala terkait.-      Membangun sistem informasi dan komunikasi yang lancar kepada semua bagian perusahaan untuk menginformasikan hasil produksi yang sudah tercapai dan target yang masih harus direalisasikan.

 

Keselamatan tenaga kerja produksi terus dijaga dengan target “kecelakaan nihil (zero accident)” pada tahun 2011 –      Tenaga kerja tidak memahami prosedur keselamatan kerja dengan benar.-      Kondisi tenaga kerja tidak prima untuk bekerja.-      Peralatan kerja atau mesin-mesin produksi tidak prima mendukung keselamatan kerja.

 

–      Perusahaan mengadakan pelatihan rutin dan berulang-ulang mengenai prosedur keselamatan kerja .-      Perusahaan memasang papan informasi mengenai pentingnya keselamatan kerja.-      Perusahaan membuat kebijakan tentang pemeriksaan kesehatan rutin untuk tenaga kerja.

–      Alat-alat kerja dan mesin-mesin produksi dilengkapi dengan peralatan, perangkat lunak dan atau sistem yang menciptakan keselamatan kerja.

 

Dari contoh di atas, terlihat bahwa pengendalian internal adalah cara yang bisa dilakukan oleh manajemen dalam mengelola tantangan, gangguan, kesulitan, dll, untuk menjaga kepentingan organisasi atau mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Manajemen, pada setiap tingkatan, harus menyadari bahwa pengendalian internal menjadi salah satu aspek penting dalam pengelolaan perusahaan, terutama untuk mengawal pencapaian tujuan perusahaan. Dalam pelaksanaannya, manajemen harus mampu mengidentifikasi dengan lengkap: tujuan perusahaan, tantangan (risiko) apa saja yang dapat menghambat pencapaian tujuan tersebut, dan kemudian menentukan pengendalian internal yang tepat untuk mengatasinya.

Penerapan pengendalian internal ini dimulai dari aktivitas bisnis yang memiliki risiko terbesar dan tetap mengedepankan aspek manfaat dan biaya, serta mempertimbangkan ketersediaan sumber daya perusahaan. (end)

Artikel ini dipublikasikan di Tabloid Serasi, PT Arutmin Indonesia

Gambar dari: http://toolkit.smallbiz.nsw.gov.au/part/1/1/3

Tagged , , , ,

Internal Control: Sebuah Pengantar

Kebutuhan akan pengendalian internal telah dimiliki oleh manusia atau organisasi pada jenis kegiatan yang  paling sederhana sekalipun, seperti ayah/ibu membuat aturan kedisiplinan keluarga agar anak-anaknya rajin belajar dan meraih prestasi di sekolah.

Pada kegiatan usaha, pedagang bakso yang memasak dan menjual sendiri dagangan baksonya, berkeliling di jalan dan perumahan-perumahan, memerlukan cara yang tepat agar dia bisa tahu seberapa banyak keuntungannya. Oleh karena itu dia bisa menyiapkan sebuah buku tulis untuk mencatat setiap pengeluaran biaya usaha bakso nya itu. Pada skala ini, catatan-catatan yang dimiliki pedagang bakso keliling itu adalah salah satu bentuk pengendalian internal yang dia miliki yaitu agar dia memiliki informasi biaya produksi yang lengkap dan melakukan evaluasi apakah biaya produksi telah dikelola secara efektif dan efisien.

Gerobak bakso yang dia miliki untuk berjualan keliling adalah salah satu aset usaha yang utama, oleh karena itu pedagang tersebut akan selalu membersihkan, menyimpan, dan menggembok gerobaknya dengan baik setelah selesai berjualan untuk menghindari kehilangan. Usaha pedagang bakso ini untuk menyimpan dan menggembok gerobaknya adalah bentuk pengendalian internal yang dia ciptakan untuk mengamankan aset usahanya.

Pada skala yang lebih besar, para Direksi perusahaan mendapat tanggung jawab memimpin perusahaan untuk mencapai tujuan yang diamanahkan pemegang saham. Berbagai upaya dilakukan oleh Direksi dalam bentuk mengarahkan, menginstruksikan, mengambil keputusan-keputusan strategis, dan termasuk pula mengendalikan manajemen perusahaan. Pengendalian (controlling) menjadi salah satu aspek proses manajemen yang bisa dilakukan oleh direksi dengan berbagai cara, misalnya:

  • Menyusun struktur organisasi perusahaan yang memisahkan tanggung jawab antara fungsi pembelian dan fungsi pembayaran untuk menghindarkan konflik kepentingan.
  • Mengevaluasi kinerja Manajer Penjualan setiap periode untuk memastikan bahwa target penjualan operasi sedang berusaha atau telah dicapai oleh Manajer terkait.
  • Meminta laporan-laporan mengenai berbagai hal; hasil produksi, data dan kondisi sumber daya manusia, data stock, dll; yang digunakan untuk mengevaluasi informasi terkait dan mengambil keputusan strategis yang diperlukan bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Tidak hanya Direksi, manajer-manajer dalam perusahaan juga dihadapkan pada tanggung jawab untuk mengelola fungsi divisi atau departemen yang dia pimpin, staff-staff yang membantunya, target yang dibebankan, dll. Para manajer ini memerlukan salah satu proses yang disebut dengan pengendalian internal juga, yaitu untuk memastikan bahwa semua proses yang ada di bawah tanggung jawabnya memang berjalan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Misalnya, seorang Manajer Pembelian (Procurement Manager) mendapat tanggung jawab antara lain:

  • Mendapatkan material produksi yang berkualitas dan tepat waktu bagi perusahaan.
  • Membeli barang/jasa bagi perusahaan dengan harga yang kompetitif.

Untuk mewujudkan kepentingan perusahaan mengenai material yang berkualitas, tepat waktu dan harga yang kompetitif, Seorang Manajer Pembelian antara lain membuat Prosedur Tertulis (Standard Operating Procedure/SOP) tentang proses pembelian yang efektif dan efisien bagi perusahaan, melatih para staffnya mengenai proses pelelangan, membangun sistem pembelian berbasis elektronik yang mempercepat proses pembelian, membangun prosedur pelelangan yang terbuka, dll.

Contoh lainnya, seorang Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) bertanggung jawab memonitor uang muka perjalanan dinas yang diambil oleh para karyawan, sehingga penggunaan uang muka benar-benar sesuai dengan tujuan dan kebijakan perusahaan. Untuk tujuan ini, Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) membuat kebijakan yang mengharuskan para karyawan membuat laporan biaya perjalanan dan melampirkan dokumen pendukungnya. Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) juga akan memonitor secara rutin agar uang muka perjalanan dinas segera dilaporkan pertanggungjawabannya setelah kegiatan/perjalanan dinas selesai dilakukan.

Contoh-contoh di atas adalah menggambarkan berbagai pihak, yaitu: pemilik usaha, direksi, manager, dan bahkan keluarga berusaha menciptakan cara untuk menjaga kepentingan dan tujuan yang mereka tetapkan. Pengendalian internal adalah aktivitas yang mereka ambil untuk memastikan tercapainya kepentingan atau tujuan mereka tersebut.(end)

Artikel ini dipublikasikan di Tabloid Serasi, PT Arutmin Indonesia

Gambar dari: http://www.the-alternative-accountant.com/gifts-for-auditors.html

Tagged , , ,