Internal Control: Sebuah Pengantar

Kebutuhan akan pengendalian internal telah dimiliki oleh manusia atau organisasi pada jenis kegiatan yang  paling sederhana sekalipun, seperti ayah/ibu membuat aturan kedisiplinan keluarga agar anak-anaknya rajin belajar dan meraih prestasi di sekolah.

Pada kegiatan usaha, pedagang bakso yang memasak dan menjual sendiri dagangan baksonya, berkeliling di jalan dan perumahan-perumahan, memerlukan cara yang tepat agar dia bisa tahu seberapa banyak keuntungannya. Oleh karena itu dia bisa menyiapkan sebuah buku tulis untuk mencatat setiap pengeluaran biaya usaha bakso nya itu. Pada skala ini, catatan-catatan yang dimiliki pedagang bakso keliling itu adalah salah satu bentuk pengendalian internal yang dia miliki yaitu agar dia memiliki informasi biaya produksi yang lengkap dan melakukan evaluasi apakah biaya produksi telah dikelola secara efektif dan efisien.

Gerobak bakso yang dia miliki untuk berjualan keliling adalah salah satu aset usaha yang utama, oleh karena itu pedagang tersebut akan selalu membersihkan, menyimpan, dan menggembok gerobaknya dengan baik setelah selesai berjualan untuk menghindari kehilangan. Usaha pedagang bakso ini untuk menyimpan dan menggembok gerobaknya adalah bentuk pengendalian internal yang dia ciptakan untuk mengamankan aset usahanya.

Pada skala yang lebih besar, para Direksi perusahaan mendapat tanggung jawab memimpin perusahaan untuk mencapai tujuan yang diamanahkan pemegang saham. Berbagai upaya dilakukan oleh Direksi dalam bentuk mengarahkan, menginstruksikan, mengambil keputusan-keputusan strategis, dan termasuk pula mengendalikan manajemen perusahaan. Pengendalian (controlling) menjadi salah satu aspek proses manajemen yang bisa dilakukan oleh direksi dengan berbagai cara, misalnya:

  • Menyusun struktur organisasi perusahaan yang memisahkan tanggung jawab antara fungsi pembelian dan fungsi pembayaran untuk menghindarkan konflik kepentingan.
  • Mengevaluasi kinerja Manajer Penjualan setiap periode untuk memastikan bahwa target penjualan operasi sedang berusaha atau telah dicapai oleh Manajer terkait.
  • Meminta laporan-laporan mengenai berbagai hal; hasil produksi, data dan kondisi sumber daya manusia, data stock, dll; yang digunakan untuk mengevaluasi informasi terkait dan mengambil keputusan strategis yang diperlukan bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Tidak hanya Direksi, manajer-manajer dalam perusahaan juga dihadapkan pada tanggung jawab untuk mengelola fungsi divisi atau departemen yang dia pimpin, staff-staff yang membantunya, target yang dibebankan, dll. Para manajer ini memerlukan salah satu proses yang disebut dengan pengendalian internal juga, yaitu untuk memastikan bahwa semua proses yang ada di bawah tanggung jawabnya memang berjalan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Misalnya, seorang Manajer Pembelian (Procurement Manager) mendapat tanggung jawab antara lain:

  • Mendapatkan material produksi yang berkualitas dan tepat waktu bagi perusahaan.
  • Membeli barang/jasa bagi perusahaan dengan harga yang kompetitif.

Untuk mewujudkan kepentingan perusahaan mengenai material yang berkualitas, tepat waktu dan harga yang kompetitif, Seorang Manajer Pembelian antara lain membuat Prosedur Tertulis (Standard Operating Procedure/SOP) tentang proses pembelian yang efektif dan efisien bagi perusahaan, melatih para staffnya mengenai proses pelelangan, membangun sistem pembelian berbasis elektronik yang mempercepat proses pembelian, membangun prosedur pelelangan yang terbuka, dll.

Contoh lainnya, seorang Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) bertanggung jawab memonitor uang muka perjalanan dinas yang diambil oleh para karyawan, sehingga penggunaan uang muka benar-benar sesuai dengan tujuan dan kebijakan perusahaan. Untuk tujuan ini, Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) membuat kebijakan yang mengharuskan para karyawan membuat laporan biaya perjalanan dan melampirkan dokumen pendukungnya. Manajer Keuangan (atau Manajer SDM) juga akan memonitor secara rutin agar uang muka perjalanan dinas segera dilaporkan pertanggungjawabannya setelah kegiatan/perjalanan dinas selesai dilakukan.

Contoh-contoh di atas adalah menggambarkan berbagai pihak, yaitu: pemilik usaha, direksi, manager, dan bahkan keluarga berusaha menciptakan cara untuk menjaga kepentingan dan tujuan yang mereka tetapkan. Pengendalian internal adalah aktivitas yang mereka ambil untuk memastikan tercapainya kepentingan atau tujuan mereka tersebut.(end)

Artikel ini dipublikasikan di Tabloid Serasi, PT Arutmin Indonesia

Gambar dari: http://www.the-alternative-accountant.com/gifts-for-auditors.html

Advertisements
Tagged , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: